Não é raro ouvir de donos de agências de marketing que “o dinheiro entra, mas não sobra nada no fim do mês”. Esse tipo de desabafo, sincero, costuma vir de quem sente que faz de tudo, mas esbarra em questões financeiras que parecem fora do controle.
Talvez seja porque a gestão financeira de uma agência tem nuances próprias, repletas de armadilhas. Há sinais e alertas ignorados no dia a dia, que podem derrubar até o gestor mais criativo ou empolgado.
Neste artigo, vou comentar os sete erros mais comuns nesse processo, trazendo pontos práticos — e às vezes até dolorosos — do que precisa ser evitado se seu objetivo é ver a agência crescer com menos susto e mais previsibilidade. Afinal, olhar para o dinheiro talvez não seja a tarefa favorita em uma semana cheia de criação e reuniões com clientes. Mas negar esse olhar pode custar caro.
1. Misturar finanças pessoais e da agência
Muito gestor ainda comete esse equívoco. Parece inofensivo pegar um “trocado” do caixa para despesas pessoais ou, ao contrário, pagar contas da empresa no cartão pessoal.
No início é pequeno, mas logo vira um nó difícil de desatar.
De acordo com dados da Ibrage, essa mistura compromete a clareza e o controle do dinheiro, dificultando saber o que realmente é lucro e o que foi só reposição de despesas.
O ideal — por mais simples que pareça — é separar contas bancárias e cartões desde o começo. Crie também políticas mínimas para reembolsos e retiradas pró-labore.
2. Falta de planejamento financeiro
Sem metas, sem planos claros, decisões ficam frágeis. Ou seja: há quem só olhe para o extrato, sem projetar receitas, despesas e crescimento desejado.
A ByCapital mostra que pequenas empresas, especialmente agências, muitas vezes seguem no improviso. Falta um planejamento estruturado e metas realistas, o que aumenta as decisões impulsivas e o risco de prejuízos.
Talvez seja o medo de fazer planilhas ou a pressa de sempre “apagar incêndios”. No entanto, estabelecer previsões — mesmo que ajustáveis — permite respirar mais tranquilo, tomar decisões como contratação ou investimento com menos arrependimento lá na frente.
3. Ignorar o fluxo de caixa
Sabe aquele dinheiro que “some” ao longo do mês? Ou, pior, chegar ao fim do período e perceber que, mesmo com boas vendas, está sem recursos para pagar salários ou fornecedores?
Estudos da Ticket e recomendações da Praxis reforçam o óbvio: sem o controle das entradas e saídas, não há como garantir decisões seguras no curto e no longo prazo. Isso vale para qualquer empresa e se aplica ainda mais nas agências, pois muitos projetos têm prazos variados e pagamentos parcelados.
O fluxo de caixa é como a bússola de quem quer manter a empresa em pé.
Registre tudo, sem exceção. Use ferramentas digitais. Revise semanalmente. Parece simples, mas poucos mantêm esse hábito rigoroso.
4. Precificação feita “no achismo”
Muitos calculam seus preços apenas olhando o que o concorrente cobra ou o que julgam “justo” para o cliente pagar. Resultado? Projetos que tomam tempo, energia e, no fim, mal cobrem os custos de operação.
- Deixar de considerar custos fixos (aluguel, salários, impostos)
- Ignorar custos variáveis (freelancers, softwares, ferramentas extras)
- Não prever margem para imprevistos ou negociação
Construir uma política de preços baseada em custos reais, mais margens consistentes, é o que diferencia agências rentáveis daquelas que vivem “na luta”.
Caso queira se aprofundar nesse tema e aprender como estruturar o portfólio, veja nosso conteúdo sobre estratégias para aumentar o ticket médio em agências.
5. Falta de acompanhamento de indicadores financeiros
Não basta acompanhar apenas o saldo bancário. Há ao menos três métricas simples que toda agência deveria monitorar mensalmente:
- Margem de lucro: o percentual entre receita total e lucro líquido
- Custo por projeto: média de quanto cada cliente ou projeto consome em recursos
- Tempo de recebimento: quanto tempo, em média, você demora para receber de cada contrato
Medir coisas básicas — como inadimplência, churn de clientes e custos fixos crescentes — permite correr na frente do problema, não atrás.
Aliás, quem faz o acompanhamento consegue identificar quando e onde cortar despesas ou fazer investimentos. Se quiser mais ideias, recomendo o artigo sobre aumentar a lucratividade nas agências digitais.
6. Não investir no crescimento com cautela
Escalar a agência parece o sonho de dez entre dez empreendedores do setor. Afinal, quem não quer ampliar o time, crescer em clientes, aumentar o faturamento?
Porém, se o aporte de recursos — financeiros, humanos, tecnológicos — não é calculado, o risco é se enrolar em dívidas, comprometer entregas e até prejudicar a reputação com clientes antigos e novos.
Estratégias de crescimento em agências podem ser incríveis, desde que feito com base em dados financeiros reais, e não apenas no entusiasmo de conquistar aquele “contrato dos sonhos”. O equilíbrio entre ousadia e responsabilidade, aqui, é o segredo.
7. Deixar o planejamento tributário para depois
Cálculos errados de impostos ou falta de enquadramento tributário são erros que levam muita agência a pagar além do necessário — ou a ficar refém de problemas com o Fisco.
Tributação não é só “burocracia”; é dinheiro vivo saindo do seu caixa.
Segundo informações da ERPFlex, adiar o ajuste tributário pode resultar em pagamento de impostos indevidos e riscos de autuação. Por isso, conversar regularmente com um contador da sua confiança, revisar opções de regime tributário e simular diferentes cenários é indispensável.
Conclusão: gestão financeira nunca é detalhe
Se você chegou até aqui, já deve ter se identificado com pelo menos um dos pontos acima. E tudo bem, a maioria dos gestores que conheço já cometeu um ou mais destes deslizes — inclusive eu, confesso.
O que separa as agências de sucesso das demais não é evitar problemas à perfeição. Mas, sim, aceitar os desafios da gestão financeira e ter coragem de corrigir o rumo rapidinho, antes que se torne tarde demais.
Para aprofundar ainda mais, recomendo explorar os conteúdos sobre como lucrar mais com landing pages e sites em agências de marketing e, para agências que já estão em outro patamar e buscam crescimento com estrutura, veja também as dicas sobre escalar sua agência de marketing digital.
No fim das contas, a saúde financeira da sua agência será sempre resultado das pequenas escolhas de cada dia. E, mesmo que às vezes pareça complicado, um pequeno ajuste hoje pode fazer toda diferença no próximo balanço. Que tal começar?
